Zmiana przestrzeni biurowej wiąże się z dużym ryzykiem. Istnieje wiele aspektów, przy których łatwo można popełnić błąd. Źle zaplanowane biuro, zamiast zakładanych korzyści może przyczynić się do pogorszenia wyników. Dlatego kluczowe jest przeprowadzenie badań i analiz pozwalających zdefiniować istotne cele oraz sposób ich realizacji.
Nasza usługa badania i analizy, połączona z elementami zarządzania zmianą, pomaga w wyeliminowaniu ryzyka i przyczynia się do osiągnięcia założonych celów biznesowych.
74 % pracowników odczuwa stres w pracy
Raport Badania Stres w Pracy Hays 2018
Optymalizacja kosztownej powierzchni biurowej
badanie dostarcza informacji, dzięki którym można w precyzyjny sposób ustalić zapotrzebowanie na powierzchnię (przy budowie lub poszukiwaniu nowego biura)
Wzrost efektywności pracowników
badanie dostarcza informacji o problemach obniżających zaangażowanie i wydajność pracowników
Biuro odpowiadające na realne potrzeby pracowników/użytkowników
badanie dostarcza informacji o indywidualnych potrzebach wszystkich pracowników
Poprawa wizerunku zewnętrznego i wewnętrznego
badanie pozwala odkryć kluczowe elementy styku z wizerunkiem marki, co przekłada się na relacje z klientami i partnerami oraz na działania HR’owe, w tym na pozyskiwanie i zatrzymanie pracowników
Zarządzanie zmianą
badanie jest elementem zarządzania zmianą, oswaja z nią pracowników, niweluje niezadowolenie i buduje wartość zmiany
Pakiet ANALIZA ŚRODOWISKA PRACY zawiera:
- Badanie obecnego biura i pracowników poprzez: obserwacje, wywiady ankiety;
- Opracowanie raportu z badania, zawierający wnioski ze szczególnym uwzględnieniem barier i „wąskich gardeł”, definicji procesów i ich czasochłonności;
- Zbiór rekomendacji jak zorganizować biuro i pracę w nim, w celu zwiększenia efektywności i komfortu oraz lepszego wykorzystania powierzchni;
- Mapa funkcjonalna biura;
- Wsparcie we wdrożeniu zmiany biura:
- wyboru powierzchni biurowej
- wsparcia procesu projektowania i wyposażenia biura
- wsparcie procesu zarządzania zmianą
Case Study
Oszczędność miesięczna:
36.000 PLN
Wzrost efektywności:
13%
Poprawa komfortu pracy:
27%
Klient: Prezes firmy IT.
Wyzwanie: optymalizacja kosztów administracyjnych biura.
Firma ciągle rozwija się i rozrasta. Pojawiły się nowe stanowiska i zadania. Firma i jej pracownicy potrzebowali nowej przestrzeni, która lepiej sprosta oczekiwaniom i będzie dopasowana do procesów. Prezes firmy zastanawiał się nad zwiększeniem powierzchni biura.
Rozwiązanie: przeprowadzona usługa badania i analizy środowiska pracy pozwoliła ustalić, które przestrzenie w obecnym biurze firmy są nieużywane (około 32% powierzchni), które są źle zaprojektowane i nie odpowiadają zadaniom wykonywanym przez pracowników (prawie 26%).
Dzięki wynikom analizy udało się przeprojektować biuro, tworząc odpowiednie strefy dopasowane do procesów a także zagospodarować przestrzeń niewykorzystaną. Finalnie firma nie zmieniła biura na większe, będąc jednocześnie przygotowaną do wzrostu zatrudnienia.
Wynik: oszczędność kosztów najmu powierzchni biurowej (oszczędność względem planowanej nowej powierzchni biurowej 36000PLN miesięcznie) oraz poprawa efektywności (o 13%) i komfortu pracy (27%).
Wzrost zaangażowania:
9%
Wzrost satysfakcji:
27%
Wzrost ilości spotkań:
29%
Klient: Dyrektor HR firmy handlowej.
Wyzwanie: zwiększenie satysfakcji i zaangażowania pracowników.
Obecne biuro klienta było niedostosowane do charakteru wykonywanej pracy. Biuro było przestarzałe i nie podążało za trendami w branży, ale też powodowało frustrację wśród pracowników. Nie mieli gdzie wykonywać np. wspólnych wieloosobowych projektów, miejsca do regeneracji, było za mało reprezentacyjnych miejsc do spotkań z klientami i partnerami. Biuro jako narzędzie nie wspierało ich w codziennej pracy, obniżając efektywność.
Rozwiązanie: audyt oraz jego wyniki, pozwoliły ustalić jakie procesy dominują w firmie oraz jakie są słuszne oczekiwania pracowników względem powierzchni biura. Postawione zostały priorytety względem zadań i dopasowania funkcjonalnych stref powiązanych z zadaniami wykonywanymi przez pracowników. Cały proces został uzupełniony o usługę zarządzania zmianą od samego początku, tak by wszyscy czuli, że to jest ich projekt i biuro.
Wynik: wzrost zaangażowania pracowników o 9%, wzrost satysfakcji o 27%, wzrost ilości spotkań w biurze o 29%. Wszystko to bez wątpienia przełożyło się na finansowy efekt naszego klienta.
Helikon w liczbach
35736
Miejsc pracy
31519
Godzin pracy
nad projektami
633
Projekty
zrealizowane
69509
Wypitych
kaw

Umów się na spotkanie.
Zarezerwuj termin i napisz!
Agnieszka Tokarska
NEW BUSINESS DIRECTOR
Mail: tokarska@helikon.pl
Tel: +48 600 481 152
linkedin.com

Interesuje Cię warsztat “CELE BIZNESOWE”.
NAPISZ !
Tomek Makowski
WORKPLACE STRATEGY MANAGER
Mail: makowski@helikon.pl
Tel: +48 602 579 429
linkedin.com
więcej artykułów na www.efektywnebiuro.pl